Was ist ein DMS System und was kann es?

Jeden Tag müssen Unternehmen unzählige Dokumente und Informationen verarbeiten und verwalten.

Sie müssen schnell verfügbar und bearbeitet werden – und das auch über mobile Anwendungen.

Doch wie kann man Dokumenten-Management leicht machen? Ganz einfach!

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DMS-Systeme unterstützen beim Dokumenten-Management auf unterschiedliche Weise:

• durch schnelles Ablegen und Finden,
• das Automatisieren von Prozessen und somit
• durch Qualitätssicherung.

Deutliche Effizienzsteigerungen und Kostenreduzierungen sorgen dafür, dass sich der Einsatz eines DMS-Systems in der Regel bereits im ersten Jahr amortisiert.

Darüber hinaus hilft Ihnen das System verschiedene Aufgabenstellungen in Ihrem Unternehmen effizienter zu lösen:

1. Belegerkennung: Lassen Sie Belege automatisch erkennen, auslesen und verschlagworten.
2. Eingangsrechnungs-Verarbeitung: vom Scannen/Erfassung bis zur Verbuchung.
3. Vertragsverwaltung: Behalten Sie jederzeit volle Kontrolle über alle Verträge und verpassen Sie keine Fristen mehr!
4. SmartEmail und Postausgang digitalisieren dank einer E-Post-Schnittstelle: Ausgangspost elektronisch oder klassisch per Post aus Ihrem DMS-System versenden.
5. Verfahrensdokumentation und GoBD:  Stellen Sie mit Ihrem DMS-System sicher, dass Sie GoBD-konform arbeiten und dies auch entsprechend dokumentieren.
6. Sanktionslistenprüfung: Geschäftskontakte (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) und Partner gegen aktuelle EU-Sanktionslisten abgleichen.
7. Digitale Personalakte: Optimieren Sie Ihre Personalprozesse mit einer intelligenten DMS-Lösung.
8. ERP-Anwendungen: nutzen Sie die flexible und einfache Schnittstellenkonfiguration an bestehende ERP-Systeme.
9. Prozessoptimierung: Bilden Sie Ihre Unternehmensprozesse ab, optimieren, steuern und überwachen Sie diese digital.

10. E-Akte: komplette Akten digital abbilden egal woher die Inhalte kommen. 

     

Für jeden Kunden wird die Software-Lösung individuell angepasst, um Ihre Prozesse optimal zu unterstützen. Trotz der vielfältigen Möglichkeiten des Tools steht die Usability für Anwender und Administratoren im Fokus.

Automatisiertes Scannen und Archivieren von Dokumenten bringt zudem eine enorme Arbeitserleichterung. Im DMS können die aus dem ERP gewonnenen Daten verknüpft und den Vorgängen zugeordnet werden. Damit schlagen Sie quasi 2 Fliegen mit einer Klappe. Alle generierten Belege zu einem Vorgang sind damit schnell und strukturiert auffindbar!